0 
В современном мире трудно представить себе компанию, деятельность которой может обходиться без автомобиля. Однако далеко не каждое предприятие может себе позволить содержать собственный автопарк. В этом случае хорошим выходом из ситуации является аренда авто у сотрудника. Это вполне реальный и выгодный вариант для обеих сторон, но следует учесть все нюансы правильного составления и оформления договора аренды в соответствии действующему Налоговому кодексу Российской Федерации.
Какие документы нужны для оформления
В первую очередь сотруднику, собственнику автотранспорта, следует предоставить организации-арендатору пакет необходимых документов для оформления соглашения.
В частности понадобятся:
- правоустанавливающие документы на транспортное средство;
- документы владельца автомобиля;
- корректно составленный Акт приёма-передачи ТС;
- путевой лист.
Без и с экипажем
Законодательством предусмотрено оформление договора аренды как с экипажем, то есть кроме своей машины владелец предоставляет услуги водителя на временно ставшим служебным авто, так и без экипажа. В случае, если транспортное средство арендуется с экипажем, это предусматривает удержание всех налогов и страховых платежей с заработной платы водителя и начисление налога на прибыль на сумму ежемесячной компенсации за аренду машины.
В случае же, если автомобиль берётся в аренду без экипажа, арендная плата также рассматривается как прибыль, получаемая владельцам авто и облагается НДФЛ.
Договор на аренду автомобиля
Как таковой, строгой формы договора на аренду транспортного средства, законодательством не предусмотрено. Образец такого документа можно найти в свободном доступе в интернете. Соглашение должно содержать необходимые реквизиты, предусмотренные Федеральным Законом «О бухгалтерском учёте».
В частности в договоре должны обязательно присутствовать следующие сведения:
- наименование договора;
- полное наименование компании, от имени которой составлено соглашение;
- расшифровка хозяйственной операции;
- срок действия соглашения;
- строго оговоренный размер арендной платы;
- график выплат ежемесячной компенсации за использование ТС;
- порядок обслуживания авто;
- ответственность сторон за ремонт машины;
- действия участников договора при возникновении форс-мажорных ситуаций;
- список лиц, ответственных за соблюдение правил документа;
- действия сторон в случае несоблюдения условий соглашения;
- подписи сторон;
- дату заключения.
Кроме того, следует оговорить возможность автоматической пролонгации контракта в случае, если ни одна из сторон не составит письменного заявления о его расторжении.
Неотъемлемой частью договора проката машины является Акт приёма-передачи автотранспортного средства, в котором кроме реквизитов сторон необходимо прописать:
- марку и модель авто;
- vin-код год ТС;
- год выпуска;
- номер шасси и двигателя;
- номер кузова ТС;
- объём двигателя;
- номер и дату паспорта транспортного средства;
- показания одометра;
- описание скрытых и явных дефектов автомобиля.
В случае, если документ составляется на срок более 12 месяцев, он подлежит обязательной государственной регистрации. Целевое использование транспортного средства для осуществления деятельности предприятия подтверждается соответствующими путевыми листами.
Эти документы могут быть составлены на срок от одного до тридцати дней и должны содержать следующие данные:
- показания одометра транспортного средства на начальную дату использования машины;
- маршрут следования автомобиля;
- данные работника, использующего транспортное средство;
- номер водительского удостоверения водителя;
- стоимость горюче-смазочных материалов, приобретённых в производственных нуждах;
- подпись работника, эксплуатирующего транспортное средство.
Скачать договор аренды автомобиля
Скачать акт приёма-передачи автомобиля
Как правильно рассчитать налоги при аренде авто у сотрудника
Так как аренда автомобиля у сотрудника является сделкой, предполагающей получение прибыли, закон строго следит за соблюдением бухгалтерией предприятия правил налогообложения. Кроме того, Министерством транспорта Российской Федерации регламентированы определённые нормы расхода ГСМ, которые предприятие имеет право списывать на арендованный автомобиль.
Однако Минфин допускает некоторые самостоятельные коррективы нормы в зависимости от особенностей использования транспортного средства. Но это могут делать лишь компании, которые не являются автотранспортными. Нормы расходования топлива устанавливают Приказом по предприятию и должны быть подтверждены документально в первую очередь чеками с автозаправочных станций, приложенными к путевым листам.
НДФЛ
При аренде транспортного средства у собственника без экипажа с размера арендной платы будет удерживаться налог на доходы физических лиц. Размер его составляет 13% для резидентов Российской Федерации. Для нерезидентов страны эта сумма возрастает до 30% от размера полученной прибыли. Если автомобиль арендуется с экипажем, то с заработной платы водителя также будет удержан НДФЛ.
Страховые взносы
Страховые взносы начисляются лишь в случае аренды транспортного средства с экипажем. Речь идёт о страховых выплатах в Фонд обязательного медицинского страхования, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.
На сегодняшний день размер этих отчислений составляет:
- ПФР: 22%;
- ФСС: 2,9%;
- ФОМС: 5,1%.
По правилам бухучёта эти виды сборов удерживаются лишь с заработной платы водителя-собственника ТС. На сумму арендной платы эти вычеты не распространяются.
Налог на прибыль
При расчёте налога на прибыль за базу берётся сумма аренды, прописанная в договоре. Днём даты получения прибыли считается день, когда сумма платы за прокат машины была перечислена на расчётный счёт собственника авто либо выдана ему на руки наличными. Налог должен быть уплачен не позднее следующих суток после дня получения прибыли.
Снизить базу для налогообложения возможно, включив расходы на технический осмотр и ремонт автомобиля в том случае, если арендодатель подтвердит эти траты, и соответствующий пункт будет прописан в условия договора.
НДС
Что касается налога на добавленную стоимость, то в соответствии с Налоговым кодексом России доход от сдачи в аренду ТС им не облагается. Но это касается лишь договора проката авто без экипажа. В случае, если компания нанимает автомобиль с экипажем, и ремонт автомобиля оплачивает арендатор, то такие выплаты считаются прибылью собственника авто. В такой ситуации НДС начисляется на суммы, потраченные на ремонт транспортного средства.
Транспортный налог
Если говорить о транспортном налоге, то в любом случае обязанность по его уплате полностью остаётся на собственнике авто. Законодательством запрещено прописывать обязательства по уплате этого вида государственного сбора за компанией-арендатором. Единственный вариант, при котором собственник может удержать размер транспортного налога с предприятия, — повысить арендную плата на соответствующую сумму.
Налог на имущество
До 2013 года налог на имущество начислялся на прокатное авто в случае, если предприятие брало транспортное средство в аренду с последующим выкупом. Однако в настоящий момент предприятия, арендующие ТС у сотрудника, освобождены от уплаты налога на имущество.
Начисления не производятся ни в случае последующего выкупа машины, ни при обычном использовании по договору аренды. Это аргументировано тем, что машина находится за балансом компании, использующей её.
«Упрощёнка»
Предприятия, работающие по упрощённой системе налогообложения должны документально подтверждать все траты, связанные с содержанием автомобиля. Сюда могут быть включены затраты на техническое обслуживание, ГСМ, мойку авто. Законодательством предусмотрено включение полной стоимости арендной платы в расходную часть налогообложения. При использовании «упрощёнки» расходы могут быть учтены после полной их оплаты. Все затраты должны быть подтверждены документально, в частности чеками на ГСМ, корректно оформленными путевыми листами, квитанциями со станции техобслуживания и так далее.
ЕНВД
Если предприятие-арендатор применяет ЕНВД, то оно не может уменьшать базу для начисления налогов, включая в неё расходы на содержание и использование прокатного авто. В таком случае налоговые платежи уплачиваются из размера вменённого дохода. Но в любой ситуации предприятие обязано подтверждать траты документально. При выборе ЕНВД не обязательно составление путевых листов, однако лучше всё же составлять документы, чтобы максимально подробно подтвердить целевое использование ТС.
Общая система + ЕНВД
Бывают ситуации, когда компания на системе ЕНВД использует арендуемую машину в сфере деятельности, подлежащей общей системе налогообложения. В таком случае необходимо корректно распределить траты на использование ТС и правильно отразить их в бухгалтерской отчётности.
При использовании общей системы налогообложения арендная плата учитывается в расходной части на дату, последнюю в отчётном промежутке. Затраты же на приобретение топлива, мойку автомобиля, ремонт, парковку и прочее учитываются на дату документов, подтверждающих операцию.
Процесс оформления аренды авто у сотрудника организации
Для того чтобы избежать возможных разбирательств между сторонами при использовании автомобиля компанией, следует корректно оформить сделку. Недопустимо предоставление арендодателем копий правоустанавливающих документов на объект аренды, при составлении соглашения во внимание принимаются лишь оригиналы. Также в договоре необходимо разделить понятия капитального и текущего ремонта машины.
Также в документе должны быть прописаны обязательства по страхованию автомобиля. В случае проката ТС с экипажем, необходимо составить Приказ по предприятию о закреплении за владельцем авто ответственности за содержание и использование автотранспортного средства.
Аренда автомобиля у сотрудника предприятия — безусловно комфортный механизм для решения проблем, связанных с транспортным обеспечением компании. Однако при заключении договора и арендатору, и арендодателю следует тщательно продумать все условия сделки, предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, а также возможность дальнейшего сотрудничества.
