0 
Во многих предприятиях бывают случаи, когда её сотрудники используют собственное авто в процессе работы на нём. В этой ситуации они могут обратиться к руководству с требованием оформления договора аренды и получения всех понесённых затрат за эксплуатацию своего транспорта.
Какие нужны документы для составления договора аренды
Для оформления договорных отношений по аренде транспортного средства (ТС) требуется предварительно подготовить документы. Со стороны организации нужно лишь свидетельство регистрации деятельности.
Работник-арендодатель должен предоставить следующий пакет документов:
- паспорт и ИНН;
- техпаспорт автомашины, СТС;
- страховой полис ОСАГО;
- водительские права.
Договор аренды авто между физическим лицом и организацией
Фирме не всегда выгодно приобретать машину, её можно брать в пользование у физических лиц. При этом надо составить договор аренды, условия которого удовлетворили бы интересы обеих сторон.
Условия договора
В такой договор могут вноситься разные условия.
Обычно используют два способа оформления соглашения по аренде автотехники:
- Аренда ТС без экипажа. Она оговорена в статье 642–648 ГК России. При этом компания возмещает все понесённые затраты работнику-владельцу авто — расходы за горючее, ремонтные работы, страховку, автомойку, а также любой ущерб, нанесённый ТС.
- Аренда ТС с экипажем (водителем). При этом помимо арендной платы контрактом предусмотрены услуги по вождению автомашиной. Арендополучатель оплачивает также текущие расходы (ГСМ). Все другие затраты и риски, связанные с эксплуатацией авто, несёт арендодатель.
При взятии авто без услуг водителя предприятие имеет право снизить налогооблагаемую базу для налога на прибыль на сумму затрат по этой технике. При этом предприятие берёт на себя все риски по использованию чужого имущества. Если авто попадёт в аварию или ДТП, то арендатор должен возместить весь нанесённый ущерб.
Нужно также обязательно указать марку, год выпуска, цвет и номер кузова, номерной знак ДВС, регистрационный госномер автомобиля. В контракте прописывается текущая стоимость автомашины, которая согласовывается между обеими сторонами или определяется по результатам оценки независимого эксперта.
Обязательно следует указать сумму арендных платежей — обычно это фиксированная оплата за каждый месяц. Размер арендных перечислений можно изменить при заключении допсоглашения. При заключении договора аренды с экипажем с целью перевозки пассажиров или грузов водитель должен иметь права соответствующей категории на управление пассажирским или грузовым ТС.
Содержание договора
Договор об аренде пишется в 2-х экземплярах. Один остаётся у работника, а другой — у организации. После заполнения в самом низу данный документ заверяется личной подписью физического лица, а также соответствующей печатью и подписью со стороны предприятия.
Сумму аренды можно пересчитывать не чаще 1 раза в год. Обязательно оформляется акт приёма-передачи ТС арендополучателю. В нём описывается техническое состояние и характеристики (пробег, стоимость) переданного транспорта.
Скачать бланк акта приёма-передачи ТС
В его содержании требуется осветить следующие моменты:
- В самом начале прописать название договора, его цель, дату и место составления (город или другой населённый пункт), а также название арендодателя и арендополучателя. Указать юридический адрес, контакты и личные реквизиты двух сторон. Со стороны физического лица указывается ФИО, адрес и данные паспорта, а со стороны организации — её наименование и сведения о должностном лице, которое имеет полномочия проводить данные операции в процессе работы.
- Проставить регистрационный номер договора.
- Проставить срок действия заключённого контракта. В противном случае он будет считаться бессрочным.
- Предусмотреть условия продления или изменения договора.
- Указать сдаваемый в аренду автомобиль, а также его технические параметры и прописать, для каких целей будет использоваться.
- Определить права и обязанности обеих сторон, их ответственность.
- Прописать порядок расчётов по арендным платежам и возмещении затрат.
- Приложить акт приёма-передачи, а также фото авто и копии документов на авто.
- Прописать порядок разрешения спорных моментов.
- Учесть форс-мажорные обстоятельства.
Документы для подтверждения расходов на транспорт
При аренде ТС без услуг водителя предприятие берёт на себя расходы по его содержанию и эксплуатации. После заключения договора каждое использование автомашины для нужд фирмы должно подтверждаться документами.
Для этого могут оформляться такие бумаги:
- Путевые листы. В них заполняются данные по маршрутам, пробегу и расходу топлива за месяц.
- Кассовые чеки, товарные накладные, счета-фактуры. Также могут прилагаться договора на закупку предприятием ГСМ, которые затем использовались на работу арендованного авто.
- Акты выполненных работ по ремонту машины, накладные по закупке запчастей.
- Чеки и квитанции по оплате услуг автомойки, платной стоянки, с указанием марки и регистрационных номеров автомобиля.
Для предприятий, занимающихся автоперевозками, есть утверждённые бланки путевых листов.
Для других предприятий образец этого документа по приказу Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (раздел 2) обязан иметь такую информацию:
- номер по порядку;
- срок действия;
- данные об арендованном авто и его владельце;
- сведения о водителе;
- отметки о предрейсовой проверке технического состояния ТС;
- дата и время отбытия и прибытия автомобиля;
- показатели одометра на въезде и выезде машины с предприятия с подписью и ФИО работника, снявшего их;
- сведения о медосмотре водителя до и после рейса, время его проведения, штамп и подпись ответственного за это медработника.
Налогообложение для физического лица — арендодателя автомобиля
Транспортный налог за ТС оплачивает настоящий владелец авто. Сама арендная плата считается его доходом и облагается подоходным налогом (13%). Если заключён договор аренды без услуг вождения, то на этом взносы в бюджет с лица, являющимся владельцем автотехники, оканчиваются.
При договоре с экипажем с той части арендной платы, которая является оплатой за услуги вождения авто, должны перечисляться страховые взносы. Эту сумму надо обязательно обозначить в договоре. Если она не выделяется, то налоговики могут начислять взносы с общей платы за аренду. Пересчитать эти начисления можно будет только через суд.
Аренда предприятием автомобиля у частного лица считается нередкой услугой. Её надо правильно оформить соответствующим договором и подтвердить документально. Расходы, которые берёт на себя фирма по содержанию и пользованию машиной, должны обосновываться необходимыми документами.
