0 
В 2018 г. изменились правила заполнения путевого листа для легкового автотранспорта. Детальный разбор того, кому необходима эта бумага и как её правильно заполнять, содержится в статье.
Кому и зачем нужны путевые листы
Обратиться к особенностям использования путевого листа заставляют участившиеся случаи проверки его на автомагистралях работниками ГИБДД. Чтобы отстоять свои права, водителю необходимо чётко знать, обязан ли он иметь при себе этот документ и как его правильно заполнять.
О таком понятии, как путевой лист в Правилах дорожного движения (ПДД) упоминается лишь единожды — в п. 2.1.1. В нём указывается, что водитель среди прочих бумаг обязан в поездку брать этот документ и, если этого требует работник ГИБДД, предъявить его. Речь идёт об управляющих автотранспортом, которые осуществляют перевозку пассажиров или багажа с коммерческими целями.
Путевой лист требуется для ведения бухгалтерского учёта компании, специализирующейся на перевозках, а также для налоговой службы в качестве оправдательной документации, подтверждающей использование горюче-смазочных материалов (ГСМ) определённым автотранспортом для производственных целей. На его основе рассчитывается, сколько потрачено топлива, и сумма уплачиваемых налогов. Если такой документ отсутствует, то бухгалтер не сможет включить затраты на ГСМ в расходы при расчёте налогообложения прибыли.
Что должен иметь при себе водитель
Управляющему легковым автотранспортом при осуществлении коммерческого рейса нужен такой пакет документов:
- удостоверение водителя или временное разрешение на его вождение;
- документы о регистрации транспортного средства (ТС) и прицепа;
- разрешительная документация на ведение коммерческой деятельности на легковом авто по перевозке людей и грузов;
- путевой лист;
- лицензионная карточка;
- необходимая документация на груз, указанная в правилах его перевозки;
- полис ОСАГО.
Кто заполняет бланк
Путевой лист может быть заполнен как на один рабочий день, так и на всё время осуществления рейса. Согласно п. 10 приказа Минтранса РФ «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», бланк выписывается до старта поездки. Он выдаётся на один день, если на протяжении этого времени делается одна или несколько рейсовых поездок, а также на несколько суток, если рейс длится длительное время.
Оформление документа
В 2019 г. нет единой установленной формы или бланка путевого листа. Каждый перевозчик может разработать его самостоятельно, воспользовавшись рекомендациями и внеся обязательные графы:
- номер документа;
- длительность его действия;
- данные о юрлице, которое владеет транспортом;
- сведения о ТС;
- информация об управляющем автотранспортом.
Пример заполнения бланка.
В документальной бумаге обязательно должны присутствовать отметки о том, что ТС прошло проверку на исправность, а водитель — предрейсовый медицинский осмотр. Техосмотр подтверждает подпись механика, медосмотр — подпись медработника.
Скачать бланк путевого листа автомобиля
Ответственность за ошибки
Ответственными за оформление документации выступают руководитель организации или индивидуальный предприниматель, а также люди, которые принимают участие в его заполнении, т.е. уполномоченный по выписыванию листов сотрудника, механик и медработник.
В случае допущения ошибок при составлении документации она не может быть включена в графу затрат на покупку ГСМ при описании расходов в целях обложения налогами прибыли. Если водитель был остановлен ГИБДД и не смог предъявить путевой лист, то ему могут выдвинуть предупреждение или оштрафовать на 500 руб. (ст. 12.3. ч. 2 КоАП). Чаще всего работники ГИБДД при таком нарушении выписывают штраф.
Можно ли обойтись без путевого листа
Путевой лист обязательно следует иметь управляющему автотранспортом, если он перевозит людей, багаж или груз за плату.
Рассматриваемый документ не требуется в следующих ситуациях:
- при осуществлении поездки на легковом ТС, принадлежащем физлицу, с личными целями;
- при передвижении на авто, оформленном на фирму, если оно не осуществляет в этот момент коммерческий рейс, т. е. в его салоне нет пассажиров, багажа и груза, а эксплуатируется для внутренних нужд компании-владельца ТС;
- при передвижении на авто, оформленном на юрлицо, если в компании не ведётся учёт расхода топлива.
Объяснения требует последний пункт. Так, если предприниматель работает по упрощённой схеме налогообложения, уплачивает фиксированный налог, который не зависит от того, сколько ГСМ затрачивается на осуществление деятельности, то путевой документ он может не оформлять.
Сколько времени хранить документ
После осуществления рейса или рабочего дня путевой лист отдаётся в бухгалтерию. Бухгалтер собирает документацию и подшивает её в отдельную папку. Хранение её осуществляется на протяжении пяти лет. После этого она может быть перемещена в архив.
Итак, путевой лист — это необходимая документальная бумага для юрлиц, если их видом деятельности является перевозка легковыми авто людей и грузов. Строго установленной формы для него сегодня не предусмотрено. Каждый предприниматель может разработать его под себя, внеся при этом обязательную информацию.
