Оформление договора найма транспортного средства с водителем

Случаются ситуации, когда автомобиль жизненно необходим, часто — на несколько дней, иногда с водителем, если это свадьба, переезд, туристическая или деловая поездка за пределы региона и даже страны, а собственный автомобиль на ремонте или ещё не приобретён. Необязательно быть юристом для грамотного найма машины, достаточно учесть основные пункты, знание которых поможет при документальном оформлении найма транспортного средства.

Что за договор и когда он нужен

Любые арендные отношения — признак хозяйственной деятельности, они подразумевают возникновение ответственности и прав обеих сторон с учётом юридических и нотариальных тонкостей, которые регулируются в параграфах Гражданского и Хозяйственного кодекса РФ. Стороны свою ответственность и права обозначают в письменном виде при заключении договора аренды транспортных средств для уменьшения многочисленных потенциальных рисков владельца авто после передачи транспорта в аренду и предоставления арендатору гарантии выполнения качественной услуги.

Специфика автомобиля заставляет выделять соглашение о его аренде в особый вид из-за повышенной опасности причинения ущерба и вреда здоровью вследствие ненадлежащего управления и использования, а нормы законодательства не предусматривают этой ответственности, поэтому нужен чёткий алгоритм действий для распределения обязанности покрытия затрат по содержанию и обслуживанию автомобиля для каждой стороны с разделением на подвиды, учитывающие наличие водителя и его отсутствие:

1. При договорных обязательствах аренды транспортного средства с экипажем арендатор оплачивает предоставление транспорта в своё краткосрочное владение для пользования арендодателю, который, в свою очередь, управляет транспортом, обслуживает техническую и эксплуатационную составляющие в этот период. Страхование, выполнение капитального и мелкого ремонта авто, предоставление нужных деталей и аксессуаров для него, комплектация экипажа, водительские и дополнительные услуги, упомянутые в договоре, таким образом, ложатся на арендодателя на весь период аренды. За причинённый автомобилем ущерб, повреждения, конструктивную гибель транспорта ответственным является арендодатель согласно правилам ст. 1079 ГК РФ и положениям гл. 59 ГК РФ.
2. При заключении обязательств по аренде транспорта без экипажа арендодатель не обслуживает и не управляет средством, отданным в аренду, при передаче такого транспортного средства. Подобный вид аренды машины подразумевает коммерческую цель пользования транспортом. Ввиду этого права арендатора значительно расширяются. Не принимая во внимание согласие арендодателя, арендатор может заключать договора субаренды от собственного имени и привлекать третьих лиц к услугам перевозок и иным действиям, связанным с назначением транспорта. Но и расходы на страхование, ответственность за транспорт или ущерб, нанесённый машиной, несёт арендатор согласно правилам ст. 59 ГК РФ.

Потребность в быстром перемещении растёт, целевое использование наземного транспорта увеличивается, охватывая всё более широкий круг лиц, при этом возникает необходимость правовой защиты сторон. Нормативный регламент ст. 642–648 ГК РФ предписывает и определяет необходимость процедуры заключения договора аренды автомобиля для юридического лица в случае:

• служебной необходимости;
• краткосрочных поездок;
• нерабочего состояния личной машины;
• деловой встречи с бизнес-партнёрами;
• заграничной командировки за пределы РФ.

Производственный характер поездок необходимо подтверждать путевым листом.

Физическое лицо также вправе заключить подобные договорённости, если они целесообразны:

• для решения транспортных проблем во время торжеств;
• при проведении ремонта собственной машины;
• для освоения управления конкретной транспортной маркой с целью покупки равноценной в будущем;
• для поездки в другие регионы РФ;
• при планировании поездки в выходной;
• в период прибытия иностранных гостей;
• в туристических целях.

Водитель арендованного авто чаще всего потребуется при обслуживании торжественных мероприятий, в выходной, когда хочется расслабиться не за рулём, и при длительных поездках и командировках за рубеж.

Видео: Как арендовать автомобиль

Обязательные пункты и условия договора

Стороны договора всегда — арендатор и арендодатель. Они могут являться юридическими и физическими лицами. При составлении, обязательной вычитке и подписании договора обеими сторонами нужно учитывать, что:

• письменная форма соглашения обязательна для любого, самого кратковременного срока его действия;
• при условии найма автомобиля с экипажем государственная регистрация не нужна;
• характеристики автомобиля должны быть обозначены в предмете соглашения, в т. ч. его недостатки, как то: треснутое лобовое стекло, неработающий кондиционер, сломанный дворник и т. д. ;
• обязательно указание размеров и порядка оплаты за услуги аренды;
• сроки действия аренды фиксированы и оговорены в нём;
• права и обязанности обеих сторон перечисляются подробно и не противоречат статьям 636, 645, 646 ГК РФ;
• пункт договора аренды с водителем обязательно детализирует, что арендодатель несёт расходы по оплате услуг и содержанию водителя, автомобиля, включая страховые платежи; возмещение таких расходов несёт арендатор, включая таковые в долю арендного платежа, если в договоре не предусмотрено иное, поэтому их нужно учитывать при расчёте стоимости аренды;
• при коммерческом использовании транспорта арендатор ответственен за вынужденные расходы на топливо, запчасти, сборы, штрафы, страховку;
• мера ответственности за ущерб третьим лицам определяется наличием экипажа при аренде; арендодатель ответственен перед третьими лицами независимо от степени вины и обязан возместить материальный ущерб за вред, причинённый транспортом, если является его владельцем и управлял автомобилем в это время (ст. 1079 ГК РФ);
• в случае повреждения или конструктивной гибели авто, арендованного с экипажем, при стандартных условиях арендатор возмещает убытки только при доказанной собственной вине и в соответствии с договорными обязательствами; последствия случайного повреждения и случайной гибели автомобиля арендодатель вынужден оплачивать самостоятельно как собственник;
• транспортное средство после окончания срока аренды передаётся арендодателю без возникновения имущественных прав на него у арендатора.

Обратите внимание на наличие в соглашении элементов, без которых любой договор будет признан ничтожным, т. е. недействительным:

• предмет договора — точные автомобильные характеристики (марка, модель, госномер, цвет по документам, объём двигателя, последние 6 цифр VIN-кода, дата выпуска), его стоимость (без привлечения оценщика воспользуйтесь калькулятором среднерыночной стоимости), его недостатки, цель аренды (грузоперевозка, услуги, ограничения);
• стоимость платы за аренду — сумма денежного вознаграждения может включать в себя фиксированную составляющую и вариативную, которая покрывает издержки на ремонт, техобслуживание, износ, страхование;
• срок аренды с возможностью досрочного расторжения соглашения при нарушении обозначенных договором условий;
• условия передачи в аренду арендатору и возврата транспортного средства арендодателю;
• сроки оплаты денежного вознаграждения;
• положения о расходах на амортизацию и ремонт, вызванный обстоятельствами аренды;
• ограничение возможности субаренды автомобиля или её возможность с соблюдением условий пользования, указанных в первичном документе, с аналогичным предметом условий и целей эксплуатации транспорта;
• допустимая максимальная масса при перевозке грузов и/или пассажиров;
• права, обязанности, меру ответственности сторон, штрафные санкции при нарушении договорных обязательств и просрочке арендных платежей;
• причины, препятствующие выполнению условий договора, форс-мажор;
• спорные моменты и пути их разрешения, включая вероятность повреждения и условия восстановления транспортного средства при ДТП.

Чтобы не пришлось доказывать в суде факт действительности сделки или право собственности на автомобиль, не стоит проявлять халатность при составлении и выполнении пунктов договора найма транспортного средства с экипажем.

Сроки действия

Обязательно оговаривайте положение о сроке аренды автомобиля, с какого момента соглашение вступает в силу и возможность досрочного прерывания аренды. Сроки действия контракта всегда оформляются отдельным подпунктом и не ограничены законом, однако условия соглашения аренды транспорта не могут действовать более 12 мес., а указание срока аренды как неограниченного в таком документе недопустимо. Пункт об автоматическом продлении аренды транспорта должен быть исключён, если вы используете шаблон документа.

Стороны самостоятельно определяют предельный срок на основании ст. 421, 425 ГК РФ, 642 ГК РФ. Регламент ГК РФ предусматривает краткосрочный период оформления аренды до года и долгосрочный — на пять лет. Если такой пункт отсутствует, контракт определяется как бессрочный, действительный в течение года, его продление допустимо по закону. В оговоренные сроки завершения действия соглашения арендованный транспорт должен быть передан арендодателю в надлежащем состоянии.

Не всегда и не все форс-мажорные обстоятельства можно предусмотреть. Например, в случае смерти арендодателя договорные обязательства считаются недействительными, и автомобиль придётся немедленно вернуть. Юридическое лицо как наниматель может прекратить своё существование, тогда все договорные обязательства с ним будут считаться расторгнутыми, автомобиль следует немедленно передать фактическому владельцу.

Если, помимо найма авто без экипажа, владелец взял обязательства лизинга у арендатора, при полной оплате стоимости машины последним договор аренды станет недействителен. В противоположном случае при неуплате арендной стоимости машины в течение последних трёх месяцев арендодатель вправе отказать в предоставлении дальнейшей аренды и расторгнуть соглашение, известив арендатора об этом. Распространённые причины законного расторжения договора наймодателем до завершения его срока:

• нарушены начальные условия договора — авто используется не по целевому назначению арендатором;
• небрежное отношение к транспорту, его повреждение, создание условий для потери технических качеств машины;
• передача машины третьему лицу без уведомления владельца при прямом указании на запрет субаренды в договоре.

Право арендатора досрочно расторгнуть контракт сработает в следующих случаях:

1. Предоставление машины арендодателем, характеристики которой не соответствуют заявленным в документе.
2. Арендодатель уклоняется от прописанных в соглашении обязанностей и выполнения услуг.
3. Арендатор передал не все документы и аксессуары транспортного средства при его найме, что приводит к невозможности дальнейшего пользования (отсутствие техпаспорта, сертификата качества и т. д.). ПТС не входит в список необходимого, ведь он не является регистрационным документом.

Видео: Как происходит получение автомобиля в аренду

Необходимые документы

При заверении сторонами договорных соглашений об аренде транспорта с экипажем обычно предоставляют стандартный пакет документов. Без них совершение сделки невозможно, поэтому приготовьте их заранее:

• паспорт или удостоверение личности для физического лица, выступающего арендатором;
• паспорт или удостоверение личности для физического лица, выступающего арендодателем;
• документ, удостоверяющий место прописки или временной регистрации;
• водительские права арендодателя;
• реквизиты предприятия или ИП;
• копия удостоверения личности директора предприятия;
• доверенность, заверенная нотариально, если в интересах фирмы действует уполномоченное лицо, а не директор;
• выписка из ЕГРЮЛ от юридического лица;
• паспорт авто;
• свидетельство о регистрации транспортного средства;
• страховой полис ОСАГО;
• правоустанавливающие документы владельца транспортного средства.

Отражая операцию в бухучёте, сохраняйте первичные документы: договор аренды, поручения на перечисление средств на оплату аренды, акт приёма-передачи при получении и возврате автомобиля.

Оформление договора

Когда условия документа определены и согласованы стороны сделки, несущие расходы по обслуживанию и эксплуатации арендованной машины с учётом покупки топлива, мойки, парковки, страхования, износа, сроки, стоимость и прочие условия использования авто, время приступить к заполнению информативных пунктов непосредственно в договорном документе:

1. Наименование письменного соглашения обязательно содержит определение типа аренды и специфику заключающих соглашение лиц: «Договор аренды транспортного средства с экипажем/без экипажа с физическим/юридическим лицом». Укажите населённый пункт, где заключается подобный договор, т. е. субъект РФ, и дату заключения договора, указав день, месяц и год.
2. Заполните полное наименование сторон, заключающих соглашение, «арендатор в лице ФИО (представителя наименование организации, ФИО), паспортные данные (занимаемая должность), реквизиты организации» и «арендодатель в лице ФИО (представителя наименование организации), паспортные данные (занимаемая должность), реквизиты предприятия или предпринимателя». Если договор заключает поверенный, укажите от лица кого (директора, ФИО) и на основании чего (нотариальной доверенности №, выданной кем) он действует.
3. Подробно опишите предмет сделки, т. е. все характеристики и стоимость транспортного средства, которое предоставляется в аренду. При их заполнении базируйтесь на регистрационных документах авто.
4. Внесите согласованные изменения условий сделки, отличные от типовых.
5. Система расчётов, сумма и сроки выплат вносятся скрупулёзно, это важные детали, которые выделены в отдельный пункт. Любые изменения в них при долгосрочном договоре подтверждаются составлением дополнительного соглашения, а стороны правомерно могут изменить сумму лишь единожды в год.
6. Стороны указывают время и сроки начала и окончания действия документа: «договор вступает в силу с часов/минут/числа/месяца/года», «договор прекращает действовать с часов/минут/числа/месяца/года».
7. Стороны определяют и указывают в договоре меру ответственности каждого.
8. Согласуйте и перечислите подробно дополнительные условия соглашения.
9. Заполните паспортные данные действующих сторон и реквизиты юрлица, основываясь на паспорте, выписке из ЕГРЮЛ. Финальным действием станут факсимильная подпись каждой из сторон на документе, ниже должна быть расшифровка фамилии и инициалов и печать со стороны юридического лица.

Между физическим лицом и организацией

Наличие экипажа подразумевается договором между физическим лицом и организацией и означает получение и необходимость оплаты услуг водителя или оператора, если речь идёт о тяжёлой грузовой технике. Краткосрочный договор стандартен, а долгосрочный может учитывать пожелания заказчика вплоть до приобретения определённой марки и модели транспорта.

Здесь вы сможете скачать договор об аренде авто

Если руководство, выполняя должностные инструкции, пользуется личным автомобилем подчинённого, затраты коллеги на ГСМ, износ машины должны быть возмещены согласно положениям договора аренды транспорта без экипажа и не нарушать ст. 642–648 ГК РФ. Обязательно следовать ч. 2 п. 3 гл. 34 ГК РФ при выполнении порядка аренды для стороны-физического лица.

Организация при заключении соглашения об аренде обязательно должна предоставить следующий пакет документов:

• устав компании;
• индивидуальный налоговый номер предприятия;
• государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица;
• обращение руководства в письменной форме.

Налогообложение компании может быть уменьшено на сумму понесённых компанией расходов для возмещения компенсаций и услуг владельцу авто, поэтому договора аренды ТС между физическим лицом-собственником и юридическим лицом-нанимателем — распространённое явление.

Указывая автомобильные характеристики, подробно пропишите и выделите в особый пункт марку, модель авто, когда оно выпущено, цвет и номер кузова, номер двигателя, государственный регистрационный знак. А при передаче ТС компанией оформляется акт, где указана цена, комплектация, фиксируются показания спидометра в км, перечисляются переданные документы, разрешение на радиостанцию при необходимости.

Право собственности на авто подтверждает копия ПТС, которая находится у арендатора, пока действует контракт, регистрационное свидетельство и полис ОСАГО.

Обязательно проводить сверку фактических номеров шасси и кузова в багажнике и под капотом авто c указанными в документах, результаты которой компания отобразит в акте. Арендодатель обязан предоставить всю информацию о машине, о чём также будет указано в акте. Арендатор может добавить свои замечания по транспорту, согласие с которыми арендодатель зафиксирует подписью акта.

Между юридическими лицами

Юридический аспект при сдаче транспорта в аренду с экипажем усложняется из-за обилия бумаг, которые обязательно надо сохранить. Они являются подтверждением источника доходов и расходов организаций. Помимо самого договора аренды и дополнительных соглашений об оплате и услугах, оформленных по стандартам, расходы организаций и их хозяйственную деятельность подтвердят:

• подписанные акты приёма-передачи арендованного автомобиля;
• правильно оформленный путевой лист, который содержит ежемесячную информацию о маршруте, учитывает пробег авто и расход им топлива;
• договор на поставки или приобретение горючего;
• кассовые чеки, документы на отпуск и приём товара, расчётные счета-фактуры для горюче-смазочных материалов;
• акты выполненных работ по ремонту, накладные на закупку запчастей;
• квитанции, где указан госномер и марка арендованного авто, выданные различными сервисами: автостоянки, мойки;
• договор со страховой компанией и первичные документы по оплате страхования;
• документы об удержании и перечислении в бюджет обязательных взносов на пенсионное и медицинское страхование, вычтенных из стоимости услуг по управлению арендованной машиной.

В остальном договор между организациями заключается по тем же правилам, что и между физлицом и организацией.Если вид предпринимательской деятельности юрлица сдача в аренду собственного транспорта на балансе без экипажа другому юридическому лицу, то оформляют подобную сделку как договор проката согласно регламенту п. 2 гл. 34 ГК РФ.

Между физическими лицами

Существенных юридических отличий такая форма договора не имеет, законодательство РФ их не предусматривает. Это типовая сделка, которая заключается согласно общим правилам и может быть представлена в свободной форме, но обязательно — в письменном виде в двух экземплярах. Договор содержит основные положения, касающиеся использования легкового или грузового транспорта с экипажем.

Чаще всего заключается на непродолжительный период, чтобы выполнить определённый объём оговоренных работ. Обязательно указывайте стоимость водительских услуг отдельным пунктом, иначе договор превратится в безвозмездный, где сторона не несёт расходов. Кстати, договор аренды с участием физических лиц, в отличие от такового с участием юридического лица, допускает пользование арендным транспортом без оплаты расходов и услуг водителя. Помните, что исчерпывающая информация в договоре, вплоть до указания местожительства сторон, — залог выполнения его условий.

Со знанием общих для всех сторон юридических вопросов, хорошо освещённых до составления договора аренды транспортного средства с экипажем, вы обезопасите себя от недобросовестных участников сделки, неправомерных действий сторон и избежите появления множества спорных моментов, просто обозначив их в договоре.

Подписывайтесь на наши ленты в таких социальных сетях как, Facebook, Вконтакте, Instagram, Pinterest, Yandex Zen, Twitter и Telegram: все самые интересные автомобильные события собранные в одном месте.