0 
В повседневной жизни или в процессе предпринимательской деятельности может возникнуть потребность в автомобиле. При этом не всегда есть возможность самому сесть за руль — иногда при управлении спецтехникой требуется помощь профессионала. В таких ситуациях выходом может стать аренда машины с водителем.
Как взять в аренду машину с экипажем
Особенности ведения бухгалтерского учёта организации и документальное оформление будут напрямую зависеть от способа найма.
Можно выбрать один из вариантов:
- прокат автотранспорта;
- аренда не только автотранспорта, но и экипажа, обеспечивающего управление и обслуживание ТС.
Подготовка и оформление документов во втором случае занимает больше времени и требует внимания к деталям, т. к. необходимо принимать в учёт услуги водителя, руководствуясь Гражданским Кодексом (ГК). Стороной соглашения может выступать физическое или юридическое лицо.
Заключению договора предшествует ряд мероприятий:
- Выбрать подходящего целям и задачам арендодателя, проверив, если есть такая возможность, его надёжность.
- Подобрать подходящее ТС, убедиться в его работоспособности.
- Провести полную проверку технического состояния авто и тест-драйв.
- Познакомиться с экипажем, проверив документы.
Какие документы нужны для оформления
После всех проверок можно приступать к оформлению соглашения.
Для подписания понадобятся:
- удостоверения личностей (паспорта);
- для организации — копии регистрационных документов;
- водительские права;
- ТП автомобиля;
- страховой полис.
Кроме самого бланка соглашения, нужно подготовить акт, подтверждающий передачу ТС.
Договор аренды
Форма заключения договора обязательно письменная, а вот регистрация не требуется.
Характерные отличия:
- Период, на который заключается договор, определён заранее, срок действия не продлевается автоматически.
- Документ может быть бессрочным.
- Ответственным за техническое состояние автомобиля является собственник.
- Следует разделить пункты, касающиеся непосредственно аренды, обслуживания авто и услуг персонала.
Скачать бланк договора аренды ТС с экипажем
Если договор бессрочный, можно выйти из него в любой момент, сообщив об этом решении заранее (срок «предупреждения» определён в соглашении).
Арендатор инициирует расторжение если:
- невозможно использовать арендованный транспорт по назначению, т. е. его техническое состояние не соответствует заявленному;
- нарушены сроки передачи авто нанимателю;
- экипажем не исполняются профессиональные обязанности.
Поводом для расторжения договора со стороны арендодателя может быть:
- использование ТС не по оговорённому назначению;
- задержка платежей;
- нанесение существенного вреда автотранспорту, приведение его в нерабочее состояние.
С физическим лицом
Договора аренды автотранспорта можно заключить с физическим лицом. В законодательстве указано, что собственник ТС должен являться для «экипажа» работодателем. Однако так бывает не всегда — часто арендодателем становится сотрудник самого предприятия. По ряду принятых поправок это не запрещено.
С юридическим лицом
Договорённости с юридическим лицом имеют свои положительные и отрицательные моменты.
К плюсам можно отнести:
- официальную регистрацию организации;
- наличие в крупных компаниях сервисных служб и контролёров состояния автотранспорта.
Минусы заключаются в:
- более дорогой аренде;
- более серьёзных последствиях нарушения договора.
Бухгалтерский учёт
Автомобиль переходит от собственника к нанимателю согласно акту приёма-передачи. Данный автотранспорт числится на счету предприятия как «Арендованное основное средство». Имущество необходимо списать со счёта после возвращения его владельцу. Суммы платежей по аренде учитывают в статье расходов по обычным видам деятельности. Они отражаются в отчётности в тот период, к которому относятся.
Налоги и оплата аренды авто с экипажем
Собственник автотранспорта гарантирует «результативное» и бесперебойное пользование автомобилем с оговорёнными целями. Арендатор обязуется своевременно производить оплату за эксплуатацию автотранспорта и трудовую деятельность экипажа.
Платой может быть:
- платежи в оговорённой валюте, поступающие через определённый период или единоразово;
- оказание арендатором «ответных» услуг;
- передача владельцу авто какой-либо вещи в собственность или также на прокат;
- принятие арендатором на себя установленных расходов на модернизацию ТС.
Эти разновидности платежей можно сочетать или устанавливать другие обоюдовыгодные варианты. В договоре аренды транспорта с экипажем платежи целесообразно разделить на две части: непосредственно за пользование автомобилем и за оказание услуг по его обслуживанию.
Такой вид аренды отразится на всей системе налогообложения организации:
- Налогооблагаемая прибыль станет меньше на сумму расходов, определённых договором.
- НДС учитывается, если арендодатель плательщик данного налога.
- У физического лица удерживается арендатором НДФЛ, подтверждая данный факт справкой.
- Единый социальный налог начисляют только на оплату услуг экипажа. Это ещё одна причина, по которой следует выделять эту сумму отдельно и закрывать её актом предоставленных услуг.
Исчисление и уплату транспортного налога осуществляет собственник ТС, т. е. арендодатель.
Оплата арендной платы
Чаще всего арендной платой выступают денежные средства. Сроки оплаты могут быть самыми разными. Возможны авансовые платежи или отсрочка. Сумму можно изменять по договорённости сторон, но единожды за год.
Плата уменьшается, если:
- состояние ТС стало хуже, что отразилось на качестве его эксплуатации, но не по вине нанимателя;
- капитальный ремонт не состоялся или был проведён с нарушением прописанных в договоре условий.
В налоговой отчётности платежи по аренде относятся к прочим расходам, связанным с основной деятельностью.
Расходы по уплате арендных платежей подтверждают:
- договор аренды;
- акт приёма-передачи ТС;
- платёжные документы.
Плата за услуги по управлению
Численность и профессиональные навыки экипажа должны соответствовать требованиям арендатора и условиям, прописанным в договоре. Чтобы отразить в бухгалтерском учёте оплату персоналу, требуется акт о предоставленных услугах управления и технической эксплуатации ТС. Оформлен он может быть в свободной форме.
Разные расходы по эксплуатации
Нанимателю не избежать дополнительных расходов, которые влечёт за собой эксплуатация автотранспорта, например, на покупку ГСМ, автомойку и пр. Траты необходимо подтверждать документально. Все они должны быть «целесообразны» в свете основных видов деятельности. Потребуется оформление путевых листов. В налоговой отчётности эти финансовые «издержки» относятся к статье «Прочие расходы».
Плата за страхование
Если вместе с авто «в аренде» персонал, страхование транспортного средства — обязанность арендодателя. Именно он заключает договор со страховой компанией и чаще всего выступает выгодоприобретателем.
Возможные варианты:
- страхование риска утраты (угона) или повреждения авто;
- страхование риска ответственности по обязательствам, возникающим, когда причинён вред здоровью или жизни, нанесён материальный ущерб.
Страхование ответственности носит обязательную форму (ОСАГО), что является обязательным условием ещё на этапе заключения договора аренды авто. Расходы по страхованию (страховые платежи в пользу компании) отражаются у арендодателя как «расчёты по имущественному и личностному страхованию».
Страховое возмещение
Факт страхового случая влечёт за собой получение арендодателем, с которым заключён договор, страхового возмещения. Эта сумма не включается в налоговую базу по НДС. При этом дохода и налоговых последствий у арендатора не возникает. Однако именно арендатор может выступать по страховому договору выгодоприобретателем. В таком случае возмещение учитывается как «внереализационные доходы».
Плата за ремонт
Арендованный транспорт не может избежать естественного износа, регулярно нуждается в диагностике и ремонтных работах.
Авторемонт может быть:
- Текущий — проводится с регулярной периодичностью для поддержания рабочего состояния авто, т. е. в первую очередь с профилактической целью.
- Средний — мелкий ремонт, который осуществляют по мере необходимости, регулярно, но не слишком часто.
- Капитальный — замена каких-либо узлов автомобиля, крупный ремонт систем или отдельных деталей.
Согласно ГК, собственник, сдающий в аренду авто с услугами экипажа, отвечает не только за проведение капитального ремонта, но и обеспечивает исправное состояние ТС, контролирует текущий ремонт и оплачивает расходы по содержанию. Прописывают, когда необходимо провести капитальный ремонт и в какой срок. Исключительно в устной форме можно обсудить срочность, если возникла острая необходимость в значительных по объёму ремонтных работах.
Если наниматель по каким-либо причинам отремонтировал автомобиль самостоятельно, он может поступить следующим образом:
- взыскать стоимость с арендодателя;
- перевести потраченную сумму в зачёт аренды;
- расторгнуть соглашение, взыскав убытки + неустойку.
Усовершенствования транспорта
В процессе эксплуатации ТС арендатор может производить по собственному желанию или по необходимости какие-либо усовершенствования.
Различают улучшения:
- отделимые;
- неотделимые.
В первом случае «усовершенствования» можно отделить от автомобиля, не причинив ущерб внешним и техническим характеристикам. Всё это признаётся собственностью арендующей стороны и остаётся на балансе и после возвращения автомобиля собственнику. Согласовывать действия с хозяином не обязательно. Неотделимые — это те усовершенствования, «отсечь» которые, не повредив авто, невозможно. Эти преобразования требуют согласия арендодателя.
Если модернизация автотранспорта не была заранее согласована, возмещения вложений арендатору может и не быть. У арендодателя такие усовершенствования будут числиться как «полученные безвозмездно», а к учёту приняты по текущей рыночной стоимости как «прочие доходы». При обсуждении действий по усовершенствованию заранее арендатору будут возмещены все финансовые затраты. А в бухучёте арендодателя «улучшения» поступают на баланс непосредственно после их осуществления или после окончания срока найма.
Выкуп арендованного транспорта
В соглашении могут быть пункты, касающиеся не только аренды ТС, но и возможности выкупа. Эта форма комбинирует в себе два вида соглашений и регулирует оба процесса. Право владения автомобилем может перейти к новому собственнику после того, как истечёт срок действия договора аренды или когда будет произведена полная оплата. Нужно будет заключить дополнительное соглашение, если такой пункт не предусмотрели в тексте заранее. Арендные платежи можно зачесть в оплату стоимости авто при выкупе.
Смена собственника возможна одним из способов:
- Во время аренды оплачивать только стоимость проката, а по истечении — согласованную цену.
- Оговорённая сумма проходит не одним платежом, а частями (с определённой арендой периодичностью).
Второй вариант несколько затруднителен в плане документооборота.
Аренда автомобиля с экипажем — отличный вариант, когда требуется не только транспортное средство, но и специалист за рулём. А внимательное оформление документов позволит избежать непредвиденных финансовых расходов и проблем с бухгалтерской отчётностью.
