0 
Некоторые фирмы не содержат собственный автопарк, предпочитая вместо этого брать автомобиль в аренду у своего сотрудника. Чтобы официально оформить такую сделку, а также правильно осуществлять бухгалтерский и налоговый учёт расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией транспортного средства (ТС), нужно заключить договор аренды. Особенности его оформления, пошаговая инструкция действий, а также описание документов, подтверждающих текущие расходы на эксплуатацию и обслуживание машины, — далее в статье.
Составление договора
Если организация хочет взять у своего сотрудника ТС во временное пользование, то необходимо заключить соответствующий договор аренды. При этом нужно подготовить полный пакет необходимых документов, а также чётко прописать в этом соглашении условия передачи личного авто работника в прокат юридическому лицу.
Список документов
В результате подписания договора аренды ТС временно переходит на баланс фирмы, поэтому при оформлении такой сделки владельцу ТС нужно предоставить пакет необходимых документов на машину.
К ним относятся:
- паспорт транспортного средства;
- свидетельство о регистрации машины;
- талон о прохождении техосмотра;
- полис автострахования ОСАГО.
Когда фирма берёт в прокат личное авто у своего сотрудника, в обязательном порядке оформляются такие документы:
- договор аренды машины — по одному экземпляру для владельца ТС и компании;
- акт приёма-передачи автомобиля — в нём указаны все регистрационные данные машины, результаты техосмотра и существующие повреждения, дата передачи ТС фирме, а также реквизиты и подписи обеих сторон сделки;
- путевой лист — позволяет рассчитать расходы на эксплуатацию авто арендатором.
Условия договора
Перед подписанием соглашения представитель организации и владелец машины договариваются о том, на каких условиях автомобиль будет передан в аренду. Все результаты этой договорённости в обязательном порядке вписываются в текст договора, чтобы в дальнейшем избежать взаимных претензий сторон друг к другу.
Основные условия, указывающиеся в тексте документа, перечислены ниже:
- передаётся ТС в аренду вместе с экипажем или без него;
- длительность аренды — можно указать любой период времени или подписать договор на неопределённый срок, не указывая дату конца его действия;
- с какой целью авто сдаётся в прокат, для чего оно будет использоваться;
- размер арендной платы — определяется по соглашению между арендодателем и компанией;
- сроки оплаты аренды — арендатор может вносить сумму ежемесячно (до указанного числа), один раз в квартал, в конце года и т. д.;
- порядок начисления пени за просрочку в оплате стоимости проката;
- порядок досрочного прекращения действия договора — в какой срок сторона, выступающая инициатором расторжения, должна сообщить второму участнику сделки о своём решении;
- сроки возврата машины и документов на неё владельцу после завершения периода действия договора;
- порядок взаимоотношений между арендодателем и арендатором в случае задержки возврата ТС — размер денежной компенсации за просрочку сроков возвращения машины владельцу;
- кто именно оплачивает расходы на страховку, техническое обслуживание машины, покупку горюче-смазочных материалов (ГСМ);
- возможность субаренды — может ли арендатор передавать ТС в аренду другим лицам;
- условия форс-мажора — в каких случаях стороны полностью освобождаются от ответственности за неисполнение условий договора аренды.
Если автомобиль берут в аренду вместе с экипажем, то все расходы на текущий и капитальный ремонт, стоимость страховки, а также компенсация ущерба, причинённого ТС третьим лицам, оплачивается арендодателем. Арендатор лишь оплачивает транспортные сборы, ГСМ и услуги по техобслуживанию машины в период действия договора аренды.
Если фирма арендовала авто без экипажа, то она берёт на себя все расходы по обслуживанию, ремонту, страхованию и заправке ТС, а также при необходимости обязуется возместить ущерб, нанесённый арендованной машиной третьим лицам.
Пошаговое оформление
Процедура оформления договора аренды автомобиля между представителем организации и сотрудником является достаточно простой. Но нужно придерживаться определённой последовательности действий и проверить наличие всех необходимых документов.
Пошаговая инструкция действий представлена ниже:
- Собственник машины предоставляет представителю организации-арендатора все регистрационные документы и сам автомобиль для осмотра.
- Представитель организации, берущей авто в аренду, обсуждает с владельцем ТС все условия сделки.
- Письменно оформляют два экземпляра договора аренды по результатам достигнутого взаимного соглашения сторон обо всех условиях.
- Обе стороны знакомятся с текстом договора, а затем ставят свои подписи.
- Оформляется акт приёма-передачи ТС от арендодателя арендатору. Собственник машины передаёт ключи представителю организации.
Скачать бланк договора аренды автомобиля
Скачать акт приёма-передачи автомобиля в аренду
Налоги для арендодателя
При подписании договора аренды машины между представителем фирмы и её сотрудником, являющимся законным собственником ТС, арендатор обязуется оплачивать арендодателю оговоренную сумму в установленные сроки. При этом сумма аренды, полученная владельцем авто, считается разновидностью дохода и подлежит налогообложению. Размер налога составляет 13% от суммы аренды (для резидентов) или 30% (для нерезидентов).
Документы, подтверждающие расходы на транспорт
Когда сотрудник передаёт свой личный автомобиль в аренду организации, то все расходы по его заправке и текущему обслуживанию ложатся на фирму-арендатора. Для оплаты этих расходов необходимо включить их в бухгалтерский и налоговый учёт. Это возможно только при наличии определённых подтверждающих документов, к которым относят акты выполненных работ, путевые листы, чеки, счета, накладные и договор о покупке горючего для заправки машины.
Акт выполненных работ
Если в процессе использования автомобиля по договору аренды машине потребовался ремонт, то в качестве документа, подтверждающего расходы на устранение поломки, оформляется акт выполненных работ. Исполнитель ремонта может оформить этот документ в произвольной форме.
Но акт выполненных работ обязательно должен содержать такую информацию:
- порядковый номер — нужен для официальной регистрации документа в бухгалтерии;
- дата оформления;
- номер договора, согласно которому был оформлен документ;
- объёмы и полная стоимость работы;
- номер счёта, предоставленного заказчику для внесения оплаты за выполненную работу;
- реквизиты заказчика и исполнителя;
- сроки выполнения указанных работ;
- подписи и печати обеих сторон.
Скачать бланк заполнения акта выполненных работ
Акт выполненных работ составляется в двух экземплярах — по одному для заказчика и исполнителя. Подписывая этот документ, заказчик фактически подтверждает отсутствие претензий к исполнителю по поводу качества выполненных работ.
Путевой лист
Благодаря путевым листам осуществляется расчёт расходов на ГСМ. Каждая организация имеет право самостоятельно разработать образец этого документа, а срок его действия может составлять от 1 дня до 1 месяца. Путевой лист оформляется в одном экземпляре, а заполняет его уполномоченный представитель фирмы (диспетчер, секретарь).
Любой путевой лист должен содержать такие данные:
- порядковый номер документа;
- дата и время использования машины;
- ФИО водителя и номер его водительских прав;
- регистрационные данные автомобиля;
- отметка о проведении механиком контроля технического состояния ТС перед выездом;
- данные о прохождении водителем медосмотра перед выездом и после возвращения авто;
- показание одометра на момент выезда машины и после её возврата (с указанием ФИО и подписи человека, снимавшего эти показания);
- маршрут поездки;
- общий пробег от момента выезда авто до возврата;
- количество и стоимость ГСМ, использованных за указанный период эксплуатации ТС;
- штамп организации;
- подпись водителя.
Скачать актуальный образец путевого листа
Чеки, накладные, счета
В процессе эксплуатации автомобиля по договору аренды часто возникают дополнительные расходы на мойку или парковку машины, оплату бензина или прочих расходных материалов и т. д. На каждую из этих статей расходов должен обязательно оформляться соответствующий подтверждающий документ — счёт-фактура, чек или накладная. В них должны быть указаны дата и время оформления, полная сумма расходов, наименование предоставленного товара или услуги, а также название и регистрационные данные фирмы, которая получила за них оплату.
Договор о покупке горючего
Некоторые организации предпочитают сотрудничать только с одним продавцом топлива для автомобиля, заключая с ним договор о покупке горючего. Его нужно оформлять в двух экземплярах — для продавца и заказчика.
В договоре о покупке горючего обязательно указывается такая информация:
- регистрационные данные фирмы-продавца и организации-покупателя;
- цена на горючее;
- условия доставки топлива (доставка продавцом, самовывоз, использование услуг перевозчиков);
- порядок оформления и обработки заявок на поставку горючего;
- механизм оплаты стоимости топлива (предоплата, внесение оплаты по факту получения товара);
- период действия договора;
- подписи и печати каждой из сторон.
Механизм оформления организацией договора аренды на личный автомобиль сотрудника не имеет особых сложностей, но содержит некоторые правила. Используя представленную в статье информацию, можно подготовиться к этой процедуре и правильно выполнять бухгалтерский и налоговый учёт расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией арендованной машины.
