Образец договора аренды авто у работника организации

21 Октября 2019

Некоторые фирмы не содержат собственный автопарк, предпочитая вместо этого брать автомобиль в аренду у своего сотрудника. Чтобы официально оформить такую сделку, а также правильно осуществлять бухгалтерский и налоговый учёт расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией транспортного средства (ТС), нужно заключить договор аренды. Особенности его оформления, пошаговая инструкция действий, а также описание документов, подтверждающих текущие расходы на эксплуатацию и обслуживание машины, — далее в статье.

Составление договора

Если организация хочет взять у своего сотрудника ТС во временное пользование, то необходимо заключить соответствующий договор аренды. При этом нужно подготовить полный пакет необходимых документов, а также чётко прописать в этом соглашении условия передачи личного авто работника в прокат юридическому лицу.

Знаете ли вы? В начале XX века на бензине работало только 22% всех автомобилей. На паровом двигателе ездили 40% машин, а ещё 38% от общего количества ТС составляли электромобили.
Предприятие может взять машину в аренду как с экипажем, так и без него. В первом случае за рулём транспортного средства может находиться только сам собственник, а во втором арендуется только авто.

Список документов

В результате подписания договора аренды ТС временно переходит на баланс фирмы, поэтому при оформлении такой сделки владельцу ТС нужно предоставить пакет необходимых документов на машину.

Пакет документов для оформления аренды

К ним относятся:

Когда фирма берёт в прокат личное авто у своего сотрудника, в обязательном порядке оформляются такие документы:

  • договор аренды машины — по одному экземпляру для владельца ТС и компании;
  • акт приёма-передачи автомобиля — в нём указаны все регистрационные данные машины, результаты техосмотра и существующие повреждения, дата передачи ТС фирме, а также реквизиты и подписи обеих сторон сделки;
  • путевой лист — позволяет рассчитать расходы на эксплуатацию авто арендатором.

Знаете ли вы? В Италии, Германии и Франции есть возможность арендовать ТС не только в специализированном автопрокате, но и у частного автолюбителя. В указанных странах на такую сделку готовы пойти около 50% владельцев машин.

Условия договора

Перед подписанием соглашения представитель организации и владелец машины договариваются о том, на каких условиях автомобиль будет передан в аренду. Все результаты этой договорённости в обязательном порядке вписываются в текст договора, чтобы в дальнейшем избежать взаимных претензий сторон друг к другу.

Условия договора

Основные условия, указывающиеся в тексте документа, перечислены ниже:

  • передаётся ТС в аренду вместе с экипажем или без него;
  • длительность аренды — можно указать любой период времени или подписать договор на неопределённый срок, не указывая дату конца его действия;
  • с какой целью авто сдаётся в прокат, для чего оно будет использоваться;
  • размер арендной платы — определяется по соглашению между арендодателем и компанией;
  • сроки оплаты аренды — арендатор может вносить сумму ежемесячно (до указанного числа), один раз в квартал, в конце года и т. д.;
  • порядок начисления пени за просрочку в оплате стоимости проката;
  • порядок досрочного прекращения действия договора — в какой срок сторона, выступающая инициатором расторжения, должна сообщить второму участнику сделки о своём решении;
  • сроки возврата машины и документов на неё владельцу после завершения периода действия договора;
  • порядок взаимоотношений между арендодателем и арендатором в случае задержки возврата ТС — размер денежной компенсации за просрочку сроков возвращения машины владельцу;
  • кто именно оплачивает расходы на страховку, техническое обслуживание машины, покупку горюче-смазочных материалов (ГСМ);
  • возможность субаренды — может ли арендатор передавать ТС в аренду другим лицам;
  • условия форс-мажора — в каких случаях стороны полностью освобождаются от ответственности за неисполнение условий договора аренды.

Важно! После прекращения договора аренды организация обязуется вернуть ТС сотруднику в том же состоянии, в котором оно было получено при подписании этого документа (с учётом нормального износа).

Если автомобиль берут в аренду вместе с экипажем, то все расходы на текущий и капитальный ремонт, стоимость страховки, а также компенсация ущерба, причинённого ТС третьим лицам, оплачивается арендодателем. Арендатор лишь оплачивает транспортные сборы, ГСМ и услуги по техобслуживанию машины в период действия договора аренды.

Аренда автомобиля между физическим и юридическим лицомЕсли фирма арендовала авто без экипажа, то она берёт на себя все расходы по обслуживанию, ремонту, страхованию и заправке ТС, а также при необходимости обязуется возместить ущерб, нанесённый арендованной машиной третьим лицам.

Пошаговое оформление

Процедура оформления договора аренды автомобиля между представителем организации и сотрудником является достаточно простой. Но нужно придерживаться определённой последовательности действий и проверить наличие всех необходимых документов.

Пошаговая инструкция действий представлена ниже:

  1. Собственник машины предоставляет представителю организации-арендатора все регистрационные документы и сам автомобиль для осмотра.
  2. Представитель организации, берущей авто в аренду, обсуждает с владельцем ТС все условия сделки.
  3. Письменно оформляют два экземпляра договора аренды по результатам достигнутого взаимного соглашения сторон обо всех условиях.
  4. Обе стороны знакомятся с текстом договора, а затем ставят свои подписи.
  5. Оформляется акт приёма-передачи ТС от арендодателя арендатору. Собственник машины передаёт ключи представителю организации.

Скачать бланк договора аренды автомобиля

Скачать акт приёма-передачи автомобиля в аренду

Налоги для арендодателя

При подписании договора аренды машины между представителем фирмы и её сотрудником, являющимся законным собственником ТС, арендатор обязуется оплачивать арендодателю оговоренную сумму в установленные сроки. При этом сумма аренды, полученная владельцем авто, считается разновидностью дохода и подлежит налогообложению. Размер налога составляет 13% от суммы аренды (для резидентов) или 30% (для нерезидентов).

Документы, подтверждающие расходы на транспорт

Когда сотрудник передаёт свой личный автомобиль в аренду организации, то все расходы по его заправке и текущему обслуживанию ложатся на фирму-арендатора. Для оплаты этих расходов необходимо включить их в бухгалтерский и налоговый учёт. Это возможно только при наличии определённых подтверждающих документов, к которым относят акты выполненных работ, путевые листы, чеки, счета, накладные и договор о покупке горючего для заправки машины.

Акт выполненных работ

Если в процессе использования автомобиля по договору аренды машине потребовался ремонт, то в качестве документа, подтверждающего расходы на устранение поломки, оформляется акт выполненных работ. Исполнитель ремонта может оформить этот документ в произвольной форме.

Оформление акта выполненных работ

Но акт выполненных работ обязательно должен содержать такую информацию:

  • порядковый номер — нужен для официальной регистрации документа в бухгалтерии;
  • дата оформления;
  • номер договора, согласно которому был оформлен документ;
  • объёмы и полная стоимость работы;
  • номер счёта, предоставленного заказчику для внесения оплаты за выполненную работу;
  • реквизиты заказчика и исполнителя;
  • сроки выполнения указанных работ;
  • подписи и печати обеих сторон.

Скачать бланк заполнения акта выполненных работ

Акт выполненных работ составляется в двух экземплярах — по одному для заказчика и исполнителя. Подписывая этот документ, заказчик фактически подтверждает отсутствие претензий к исполнителю по поводу качества выполненных работ.

Путевой лист

Благодаря путевым листам осуществляется расчёт расходов на ГСМ. Каждая организация имеет право самостоятельно разработать образец этого документа, а срок его действия может составлять от 1 дня до 1 месяца. Путевой лист оформляется в одном экземпляре, а заполняет его уполномоченный представитель фирмы (диспетчер, секретарь).

Важно! На каждый автомобиль оформляется отдельный путевой лист. Если ТС используется несколькими водителями, то на каждого из них оформляется по одному путевому листу.

Любой путевой лист должен содержать такие данные:

  • порядковый номер документа;
  • дата и время использования машины;
  • ФИО водителя и номер его водительских прав;
  • регистрационные данные автомобиля;
  • отметка о проведении механиком контроля технического состояния ТС перед выездом;
  • данные о прохождении водителем медосмотра перед выездом и после возвращения авто;
  • показание одометра на момент выезда машины и после её возврата (с указанием ФИО и подписи человека, снимавшего эти показания);
  • маршрут поездки;
  • общий пробег от момента выезда авто до возврата;
  • количество и стоимость ГСМ, использованных за указанный период эксплуатации ТС;
  • штамп организации;
  • подпись водителя.

Путевой лист на легковой автомобиль

Скачать бланк путевого листа

Скачать актуальный образец путевого листа

Чеки, накладные, счета

В процессе эксплуатации автомобиля по договору аренды часто возникают дополнительные расходы на мойку или парковку машины, оплату бензина или прочих расходных материалов и т. д. На каждую из этих статей расходов должен обязательно оформляться соответствующий подтверждающий документ — счёт-фактура, чек или накладная. В них должны быть указаны дата и время оформления, полная сумма расходов, наименование предоставленного товара или услуги, а также название и регистрационные данные фирмы, которая получила за них оплату.

Договор о покупке горючего

Некоторые организации предпочитают сотрудничать только с одним продавцом топлива для автомобиля, заключая с ним договор о покупке горючего. Его нужно оформлять в двух экземплярах — для продавца и заказчика.

Важно! Чтобы повторно не подписывать новый договор о покупке топлива после завершения срока действия предыдущего, в тексте документа можно указать возможность его автоматического продления. Такая пролонгация может осуществляться только при отсутствии претензий у обеих сторон друг к другу.

В договоре о покупке горючего обязательно указывается такая информация:

  • регистрационные данные фирмы-продавца и организации-покупателя;
  • цена на горючее;
  • условия доставки топлива (доставка продавцом, самовывоз, использование услуг перевозчиков);
  • порядок оформления и обработки заявок на поставку горючего;
  • механизм оплаты стоимости топлива (предоплата, внесение оплаты по факту получения товара);
  • период действия договора;
  • подписи и печати каждой из сторон.

Оформление договора покупки горючего

Механизм оформления организацией договора аренды на личный автомобиль сотрудника не имеет особых сложностей, но содержит некоторые правила. Используя представленную в статье информацию, можно подготовиться к этой процедуре и правильно выполнять бухгалтерский и налоговый учёт расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией арендованной машины.

Была ли эта статья полезна?


Комментарии
up