0 
Наличие ТС (транспортных средств) выступает необходимой составляющей в работе любого предприятия. Но не каждая фирма может приобрести необходимое количество автомобилей, поэтому предприятием часто заключаются разного рода соглашения со своими сотрудниками относительно использования личного авто в служебных целях.
В каких случаях составляется
Если организация пользуется в процессе своей работы личным автотранспортом работника, то собственнику авто должны возмещаться затраты, связанные с эксплуатацией ТС (износ, ремонт и т. д.). Размер компенсации понесённых затрат оговаривается собственником автомобиля и руководителем.
Компенсация за время, на протяжении которого ТС не эксплуатировалось предприятием, в налоговых расходах не берётся к учёту. Если работник (собственник авто) был на больничном, в отпуске или командировке, то его расходы за это время не учитываются в затратах для исчисления компенсационного возмещения.
Виды соглашений
Чтобы документально оформить соглашение между сотрудником и руководством, применяются два основных способа. Рассмотрим каждый из них более подробно.
Соглашение о компенсации
Наиболее распространённой формой оформления договорных отношений относительно использования личного транспорта в служебных целях считается составление двухстороннего соглашения. В данном документе прописывается сумма компенсации, а также характеристики автотехники (марка, год производства, технические характеристики, регистрационные данные). Нелишним будет указать состояние автомобиля — новый, после капитального ремонта и т. д. В соглашении также следует оговорить порядок эксплуатации машины (для служебного использования). Срок действия этого документа должен находиться в пределах трудового договора работника. Затем следует оформить акт передачи авто.
Необходимо оформить и следующие приказы:
- о выплатах за пользование указанным в соглашении имуществе;
- о назначении компенсационных выплат;
- о прекращении выплат по компенсации.
Нужно обязательно оформлять путевые листы, связанные с передвижением транспорта в рабочих целях. Предприятия, которые не занимаются предоставлением автоуслуг, имеют право заполнять данную документацию раз в 7–30 дней. В путевых листах нужно не забыть прописать маршрут движения.
Чтобы просчитать компенсацию за пользование личным авто, нужно учесть следующие затраты:
- расходы горючего;
- оплаты за ремонтные работы ТС;
- затраты за платную стоянку в рабочее время, услуги мойки и пр.
По договору аренды
Соглашение между работником и руководством можно заключить при помощи договора аренды. При этом обязательно составляется акт приёма-передачи арендованного автомобиля.
Договор аренды можно оформить двумя способами:
- С экипажем. В этом случае арендуют ТС вместе с услугами водителя, являющегося его владельцем. Управлять автотранспортом будет только он. Все затраты, связанные с эксплуатацией машины, несёт сотрудник-водитель за свои деньги. Вся ответственность за авто возлагается на арендодателя.
- Без экипажа. Такой договор предусматривает, помимо аренды, предоставление автоуслуг. При таком договоре всю ответственность и все эксплуатационные затраты по автомобилю несёт организация-арендатор. В случае повреждения арендованного имущества арендодателю должны возместить все убытки по нанесённому ущербу.
Перед заключением договора нужно провести оценку технического состояния автомобиля, а также проверить наличие страхового полиса. Документы передачи в аренду ТС можно оформить так, чтобы его владелец получал плату за предоставление этой услуги, а затраты по эксплуатации оплачивала фирма-арендатор.
Обязательные пункты
При оформлении договорных отношений необходимо предусмотреть следующие пункты:
- срок действия договора, т. е. до какого периода можно будет пользоваться авто;
- указать технические параметры автомобиля (год, марка,объём ДВС);
- порядок расчёта и выплаты компенсации;
- условия и обязанности обеих сторон в процессе эксплуатации ТС.
Необходимые документы
Чтобы обоснованно выплатить работнику причитающуюся компенсацию за пользование его собственным ТС, нужно подготовить такой пакет документации:
- Нормативный документ, подразумевающий возмещение затрат по использованию личного авто в рабочих целях. Это может быть положение или приказ, который обозначает перечень должностей, имеющих право на служебные поездки.
- Утверждённые должностные обязанности с указанием функционала, который связан с регулярными поездками (для переговоров, заключения сделок, осуществление ремонтов и т. д.).
- Соглашение или договор аренды по использованию личного авто.
- Приказ об оплате компенсационных выплат.
- Документы на автомашину (паспорт, свидетельство о госрегистрации ТС, страховой полис).
- Путевые листы, журнал учёта служебных поездок, маршрутные листы.
- Кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции на покупку ГСМ.
Как составить договор
Образец типового договора аренды можно скачать в интернете.
При составлении данного документа нужно указать следующие данные:
- Стоимость автомобиля. Сумму можно выбрать по соглашению обоих участников договора или провести оценку имущества. Это необходимо сделать, поскольку, если авто украдут или разобьют в ДТП, арендодатель имеет право потребовать возмещение от арендатора в пределах оценённой стоимости.
- Параметры машины — марку, паспорт, регистрационное свидетельство ТС.
- Дату и место составления договора.
- Срок действия. Если не указать данный момент, то договор будет бессрочным.
- Личные данные обеих сторон.
- Стоимость аренды и порядок её выплаты (т. е. указываются сроки арендных платежей).
- Перечень затрат, которые должен возмещать арендатор.
Скачать Образец договора на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях
Скачать Образец акта приёма-передачи автомобиля в аренду
Нужно составить к договору акт-приёма передачи ТС арендатору. В нём следует обязательно описать состояние авто, указать подробно комплектацию и все недочёты. После окончания срока договора нужно также оформить акт возврата ТС арендодателю. Это позволяет владельцу машины избежать неприятных ситуаций при возврате авто. Супруг (супруга) лица, сдающего ТС в аренду, должен дать разрешение в письменном виде на проведение данной сделки. В самом конце арендатор (работник) и арендодатель (обычно директор в лице фирмы) визируют контракт личной подписью.
Налоги на компенсацию
Компенсация, выплачиваемая работнику за использование его личного транспорта в связи со служебными нуждами, не включается в его доходы и на неё не начисляется подоходный налог. Такие выплаты являются, по сути, своим возмещением затрат, понесённых в результате деятельности предприятия, и относятся к расходной части. Они увеличивают затраты и уменьшают этим прибыль, а значит, и налог на неё. Однако, имеется небольшой нюанс — они не должны быть сверхнормативными.
Нормативы компенсации за авто согласно п. 38 ст. 270 Налогового Кодекса РФ следующие:
- при двигателе до 2000 см³ — 1200 руб./месяц;
- более 2000 см³ — 1500 руб./месяц.
Такое возмещение не облагается налогами, как доход в виде зарплаты, только если есть документация, подтверждающая суммы таких расходов.
При оформлении договора аренды личного авто работник-арендодатель должен заплатить с арендных платежей НДФЛ в размере 13%, поскольку они включаются в его доходы. Так гласят п. 1 ст. 224 и п. 1 ст. 226 Налогового Кодекса РФ. При использовании личного транспорта работника для нужд предприятия могут заключаться два вида документов: соглашение о компенсации или договор об аренде. Вся сумма компенсации не включается в доходы и должна подтверждаться документально. Арендная плата облагается НДФЛ, а все расходы по содержанию техники берёт на себя предприятие.
